EL PROCESO LOGÍSTICO
La globalización , liberación de los mercados y del comercio
de bienes y servicios están requiriendo de las organizaciones
o empresas usarías y proveedoras de servicios una gestión
con altos rendimientos. Dentro de este contexto, la logística
se convierte en las estrategias más idóneas para mejorar la
eficiencia y eficacia de las empresas y así
contribuir a mejorar su competitividad.
Esta nueva realidad competitiva en las empresas,
es un campo de batalla en donde la flexibilidad,
la velocidad de llegada al mercado y la productividad
serán las variables claves que determinarán
la permanencia de las empresas
en los mercados (mundo competitivo).
Es aquí donde la logística juega un papel crucial,
a partir del manejo eficiente del flujo de
bienes y servicios hacia el consumidor final.
De esta forma, todas aquellas actividades que involucran el movimiento de materias primas, materiales y otros insumos forman parte de los procesos logísticos, al igual que todas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado para la transformación de dichos elementos en productos terminados: las compras, el almacenamiento, la administración de los inventarios, el mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios de planta (suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire comprimido, vapor, etc.).
OBJETIVOS DEL PROCESO LOGÍSTICO
Uno de los enfoques más importantes a considerar con toda plenitud en la administración logística es el cliente o consumidor final de bienes o servicios, de ello depende la gestión de la cadena de suministro frente a un flujo dinámico, que se ve reflejado en procesos estructurados o subsistemas que contienen actividades logísticas dentro del sistema empresarial. Es así como la logística tiene como objeto apoyar al negocio de cada empresa y su administración sobre las actividades. La gestión debe ejecutarse desde que se contempla un sistema mayor al de la logística, el más inmediato es el de la empresa, seguido por el sistema de logística y así llegando a los subsistemas y actividades o funciones.
El proceso logístico muchas veces se ve reflejado en los sistemas empresariales en los departamentos o áreas, no siempre es de este mismo modo para todas las empresas, respecto a sus características es importante resaltar que la logística contempla actividades relacionales que integran a toda la empresa en función de sus objetivos. Adicional la administración logística gestiona estas actividades dentro y fuera del sistema para llegar a una sinergia mayor.
El proceso logístico muchas veces se ve reflejado en los sistemas empresariales en los departamentos o áreas, no siempre es de este mismo modo para todas las empresas, respecto a sus características es importante resaltar que la logística contempla actividades relacionales que integran a toda la empresa en función de sus objetivos. Adicional la administración logística gestiona estas actividades dentro y fuera del sistema para llegar a una sinergia mayor.
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA
ADMINISTRACION DE COMPRAS
En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para así poder justificar que se efectué una compra que satisfaga dicha necesidad.
Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compro (y de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra.
Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compro (y de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS
Quien toma la decisión de hacer la compras de cierto modo tiene que manejar y tomar en cuenta los siete puntos mencionados con anterioridad.
No es suficiente comprar al menor precio posible si los artículos enviados no son satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeño, si se reciben dos semanas después de lo programado, ocasionando un descenso en la línea de producción, por otro lado el precio correcto puede ser más alto que el precio normal, si el artículo en cuestión tienen una necesidad de emergencia que cubrir, en el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al tiempo normal de producción.
El encargado de intentar equilibrar los objetivos con frecuencia conflictivos y hacer las negociaciones necesarias para obtener la mezcla optima de las siete prioridades.
No es suficiente comprar al menor precio posible si los artículos enviados no son satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeño, si se reciben dos semanas después de lo programado, ocasionando un descenso en la línea de producción, por otro lado el precio correcto puede ser más alto que el precio normal, si el artículo en cuestión tienen una necesidad de emergencia que cubrir, en el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al tiempo normal de producción.
El encargado de intentar equilibrar los objetivos con frecuencia conflictivos y hacer las negociaciones necesarias para obtener la mezcla optima de las siete prioridades.
RESPOSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Con el pasar de los tiempo, cuando la complejidad en las organizaciones debido al crecimiento, las adquisiciones y fusiones, las líneas de abastecimiento se hicieron más inciertas, la actividad de compras al extranjero se dinamizo, se dio mucho mayor importancia a la calidad del material comprado al recibirlo y se intensifico el énfasis en la obtención de utilidad al comprar como un medio de mantener o incrementar la posición competitiva de la organización.
REDUCCIÓN DE LOS COSTOS Y OBTENCIÓN DE UTILIDADES
La reducción de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el área de compras debe buscar trabajar con el menor número de recursos económicos posibles, al mismo tiempo se dice que el área de compras es capaz de lograr una reducción en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto la materia prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos.
Brindar un servicio
El departamento de compras debe servir y apoyar a los demás departamentos de la organización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realización de una compra.
Obtener financiamientos
El área de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorización de la administración y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control.
Controlar los tratos comerciales con los proveedores
El área de compras debe de ser quien se encargue únicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de información que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayor confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercancía en las mejores condiciones y según lo pactado y lo planeado.
Para determinar que se necesita en la organización, es útil enfocar la atención en la función del articulo o servicio que se necesita.la función es el corazón del sistema de compras valido, clave principal para mejorar el valor, la calidad satisface la función.
La separación de funciones en categorías primarias y secundarias también identifica lo que en verdad se necesita contra lo que se puede atrasar.
La decisión sobre que constituye la mejor compra para cualquier necesidad especifica está condicionada por la obtención, así como consideraciones técnicas. Debe precisarse que n el ingeniero, ni el usuario por un lado, ni el comprador por otro están capacitados para tomar una decisión bien fundamentada sobre la mejor compra, a menos que trabajen estrechamente. La capacidad y la buena voluntad de toda las partes interesadas para considerar las compras en perspectivas influirán significativamente en las decisiones finales.
Descripción significa cualquiera de los diversos métodos mediante los cuales un agente de compras obtiene un panorama preciso del artículo requerido para llevarlo aun vendedor. El termino especificación se usara en sentido ms estricto y aceptado comúnmente respecto a una forma especial de descripción.
Los métodos e descripción usados normalmente son:
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Los estándares individuales requieren amplia consulta entre los usuario, los departamentos de ingeniera, de compras, de control de calidad, los de proveedores, el departamento de mercadotecnia y consumidores finales. Esto significa que la función es bastante laboriosa y costosa.
Un procedimiento común es que la organización compradora formule sus propias especificaciones sobre la base de los fundamentos establecidos por el gobierno o sociedades técnicas. Para estar doblemente seguros de que no se ha cometido serios errores, algunas empresas envían por correo todas las especificaciones tentativas, a varios proveedores importantes de la industria para obtener la ventaja de sus competidores y sus sugerencias antes de la adopción final.
Las especificaciones estándar han sido desarrolladas por varias empresas de ingeriría y grupos técnicos no gubernamentales. Por ejemplo: instituto americano de ingeniero y metalúrgicos. Además las oficinas gubernamentales han desarrollado sus propios estándares, como la oficina nacional de estándares.
Brindar un servicio
El departamento de compras debe servir y apoyar a los demás departamentos de la organización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realización de una compra.
Obtener financiamientos
El área de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorización de la administración y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control.
Controlar los tratos comerciales con los proveedores
El área de compras debe de ser quien se encargue únicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de información que solo les interesa al comprador y al proveedor. Esta confidencialidad sirve para mantener buenas relaciones con los proveedores, lo cual nos otorga mayor confianza y seguridad en que recibiremos tanto el trato como la mercancía en las mejores condiciones y según lo pactado y lo planeado.
ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
Es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar más.
Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir a la administración de materiales como la herramienta indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales desde su recepción hasta su aplicación, con el fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos manejos o aplicaciones indebidas.
En toda organización hay un proceso de transformación con insumos y productos. Antes que se pueda adquirir un insumo efectivo y eficiente, es necesario identificar con exactitud qué es lo que se necesita y porque. Esta identificación se complica con frecuencia debido a que diferentes personas dentro de la organización comparten la responsabilidad de la preparación y análisis de las especificaciones, y también porque consideraciones externas pueden tener una influencia relevante.
Finalmente, la seguridad de calidad, la inspección y control de la calidad deberán cubrir el acceso para asegurar que se especifica y que se abastecerá verdaderamente. El desafío de la obtención es asegurar el abastecimiento y al mismo tiempo lograr un buen precio.
Esto se debe hacer n un proceso de tres fases:
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
CALIDAD, ESPECIFICACIÓN E INSPECCIÓN
En las ultima décadas un interés renovado en la calidad a reforzado la necesidad de un equipo de compras que se aboque a las compras, la tendencia a una racionalización del vendedor a las relaciones cooperativa entre comprador proveedor, a contrato a largo plazo y a una revaluación del papel de las decisiones de compras con base en precio, calidad y comercio.En toda organización hay un proceso de transformación con insumos y productos. Antes que se pueda adquirir un insumo efectivo y eficiente, es necesario identificar con exactitud qué es lo que se necesita y porque. Esta identificación se complica con frecuencia debido a que diferentes personas dentro de la organización comparten la responsabilidad de la preparación y análisis de las especificaciones, y también porque consideraciones externas pueden tener una influencia relevante.
Finalmente, la seguridad de calidad, la inspección y control de la calidad deberán cubrir el acceso para asegurar que se especifica y que se abastecerá verdaderamente. El desafío de la obtención es asegurar el abastecimiento y al mismo tiempo lograr un buen precio.
LA FUNCIÓN
Para realizar cualquier adquisiciones debe determinar que se necesita y porque.Esto se debe hacer n un proceso de tres fases:
Para determinar que se necesita en la organización, es útil enfocar la atención en la función del articulo o servicio que se necesita.la función es el corazón del sistema de compras valido, clave principal para mejorar el valor, la calidad satisface la función.
La separación de funciones en categorías primarias y secundarias también identifica lo que en verdad se necesita contra lo que se puede atrasar.
CALIDAD, CONVENIENCIA
Calidad es sinónimo de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes interno y externo, y responsabilidad en la dirección de cada empresa. Se dice que un artículo es de “mala calidad” cuando falla e su uso; aun cuando la requisición original o la especificaciones hayan sido deficientes. Desde luego, lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan satisfactoriamente esta prueba de uso.CONFIABILIDAD
Confiabilidad es la probabilidad matemática de que un producto pueda funcionar durante un periodo estipulado. La complejidad es el enemigo de la confiabilidad debido al hecho multiplicador de la probabilidad desde fallas de los componentes. La distribución de las fallas se considera normalmente como exponencial, con fallas que ocurren al azar. Esto facilita los cálculos considerando aditivas la confiabilidad de los componentes.LA MEJOR COMPRA
La “mejor compra” considera la necesidad de un cierto nivel mínimo de adaptabilidades, pero toma en consideración el costo y la posibilidad de obtenerlo, así como el transporte y la disponibilidad.La decisión sobre que constituye la mejor compra para cualquier necesidad especifica está condicionada por la obtención, así como consideraciones técnicas. Debe precisarse que n el ingeniero, ni el usuario por un lado, ni el comprador por otro están capacitados para tomar una decisión bien fundamentada sobre la mejor compra, a menos que trabajen estrechamente. La capacidad y la buena voluntad de toda las partes interesadas para considerar las compras en perspectivas influirán significativamente en las decisiones finales.
LA DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES (DE LOS PEDIDOS)
El departamento usuario que solicita o especifica debe ser capaz de describir razonablemente que es lo que requiere para asegurar que se obtiene exactamente lo que se desea. Aunque la responsabilidad para determinar que se necesita normalmente recae en primer lugar en el departamento usuario, el departamento de compras tiene la responsabilidad directa de comprobar la descripción dada. El departamento de compras tiene la autoridad para insistir en que la descripción sea lo suficientemente precisa y detallada para que sea clara para cualquier proveedor potencial. El agente de compras también debe llamar la atención del solicitante sobre la disponibilidad de otras opciones que podrían representar mejor valor.Descripción significa cualquiera de los diversos métodos mediante los cuales un agente de compras obtiene un panorama preciso del artículo requerido para llevarlo aun vendedor. El termino especificación se usara en sentido ms estricto y aceptado comúnmente respecto a una forma especial de descripción.
Los métodos e descripción usados normalmente son:
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FUENTES DE DATOS PARA ESPECIFICACIÓN (REQUERIMIENTOS O INSUMOS)
Existen tres fuentes principales de las cuales se pueden derivar las especificaciones:Los estándares individuales requieren amplia consulta entre los usuario, los departamentos de ingeniera, de compras, de control de calidad, los de proveedores, el departamento de mercadotecnia y consumidores finales. Esto significa que la función es bastante laboriosa y costosa.
Un procedimiento común es que la organización compradora formule sus propias especificaciones sobre la base de los fundamentos establecidos por el gobierno o sociedades técnicas. Para estar doblemente seguros de que no se ha cometido serios errores, algunas empresas envían por correo todas las especificaciones tentativas, a varios proveedores importantes de la industria para obtener la ventaja de sus competidores y sus sugerencias antes de la adopción final.
Las especificaciones estándar han sido desarrolladas por varias empresas de ingeriría y grupos técnicos no gubernamentales. Por ejemplo: instituto americano de ingeniero y metalúrgicos. Además las oficinas gubernamentales han desarrollado sus propios estándares, como la oficina nacional de estándares.
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